Het werken in programma’s is een mooie manier om doelgerichte opgaven wendbaar en adaptief vorm te geven. Zeker als het gaat om veranderopgaven die één organisatie of één organisatieonderdeel overstijgen.
De dynamiek van buiten heeft ook zijn weerslag op die binnen het programma. De agenda is overvol en nieuwe opgaven buitelen over elkaar heen. Hoe ga je daar mee om? Reflectiemomenten helpen om te vertragen om te versnellen. Door uit te Zoomen? Of door Zoom uit te zetten?
Elke programmamanager zal het herkennen: volle agenda’s, afspraak op afspraak, (digitale) vergaderingen die aansluitend in de agenda staan zodat je niet eens de tijd hebt om een kopje koffie te halen; overleg met de opdrachtgever of een belangrijkste stakeholder, afstemming met het programmateam De agenda is vaak overvol en al weken naar voren volgepland. En ondertussen verandert ook de tijdsscope van de programmering in je programma; waar je eerder kon volstaan met een keer per jaar kijken naar de aanpak en een nieuw faseplan maken, is dat nu soms te weinig gezien wat er allemaal gebeurt.
In die dynamiek is het extra belangrijk om niet alleen te rennen, maar ook af en toe stil te staan. Om tijd in te bouwen voor reflectie. Om te vertragen om daarna te kunnen versnellen. Heifetz, Grashow en Linsky (2009) beschrijven daarvoor in hun boek The practice of adaptive leadership (2009) een mooie metafoor: de dansvloer en het balkon. “Getting of the dance floor and onto the balcony is a powerful way to do this. It enables you to gain some distance, to watch yourself as well as others while you are in the action, and to see patterns in what is happening that are hard to observe if you are stuck at the ground-floor level”. Alleen van wat afstand kun je overzicht krijgen en het inbouwen van reflectie is de manier om dat te doen.
En er is ook allerlei bewijs voor de stelling dat het inbouwen van reflectie tijd oplevert in plaats van kost. Onderzoek naar de kracht van het toepassen van reflectie van professor Gaia di Stefano (The power of reflection at work; filmpje op YouTube, 2014) wijst dit uit. Medewerkers in een trainingsprogramma die de laatste 15 minuten van hun werkdag spendeerden aan reflectie scoorden in een eindtoets 23% beter dan collega’s die dat niet deden.
Het is een interessant gegeven en toch is het blijkbaar iets dat we heel moeilijk vinden. Zeker in deze tijden waarin we ook natuurlijke momenten op de dag missen waarin reflecteren makkelijk kan: bijvoorbeeld de treinreis, auto- of fietsrit op het eind van de dag waarop je even de dag kunt doordenken. Als de laatste Zoom-meeting of Teams-afspraak einde van de middag sluit, zijn de meeste mensen blij dat ze even dat beeldscherm weg kunnen zetten en aan andere dingen denken. Maar het niet naar kantoor of andere werkplaats hoeven reizen biedt juist ook kansen. Bijvoorbeeld door aan het eind van die dag, nu ook het voorjaar weer nadert, nog even een frisse neus te halen bewust na te denken over de dag gegaan is en of je met de goede dingen bezig bent. Dat helpt ook nog in het halen van de hoogstnoodzakelijke dagelijkse beweging.
En het kan natuurlijk ook altijd door de week niet in allerlei hectiek te beëindigen, maar door de vrijdagmiddag (of donderdagmiddag) geen afspraken te hebben en tijd te nemen voor een reflectie op wat die week heeft opgeleverd en wat dat voor de volgende week of weken betekent. Door als programmateam enkele keren per jaar een echt eiland van reflectie in te bouwen, uit de druk van alledag te stappen en met wat afstand te kijken naar wat er allemaal gebeurt. En dan de plannen die er liggen weer bij te stellen.
Dat soort reflectie onderscheidt de programmamanager die vanuit bewust leiderschap zijn rol invult en die bewuste keuzes maakt van diegene die door zijn of haar omgeving geleefd wordt en daardoor vaak reactief aan de gang is. Of zoals Niels van Loon het is zijn boekje “Essentie van programmamanagement voor opdrachtgevers” (2020) formuleert: “maak tempo, maar heb nooit haast”. Het inbouwen van reflectie zorgt ervoor dat dit schijnbare dilemma kunt overbruggen.
Jo Bos, februari 2021