Ontwikkeling programmmamanagers Emmen
“Bij ons worden de euro’s per uur snel duidelijk, dat is wel bijzonder in gemeenteland”
Jo begeleidde een intensief professionaliserings- en ontwikkelingstraject voor programmamanagers bij de gemeente Emmen. Hieronder vind je een schets van dat traject, mede aan de hand van een interview uit 2015 met adviseur Dick Peters en managementassistente Anet Hoorn van de betrokken afdeling Expertisecentrum.
Context
In 2011 werd Jo Bos benaderd door John Tetteroo en Dick Peters van de gemeente Emmen. In het kader van de professionalisering van de integrale bedrijfsvoering wilde de gemeente de kennis en ervaring op het gebied van interim-, project- en programmamanagement en organisatieadvies in eigen huis te concentreren. Er werd een nieuwe afdeling ‘Expertisecentrum’ opgericht, Mede om de kosten van externe inhuur omlaag te brengen.
Er liepen meerdere grote projecten en programma’s en de kwartiermakers zochten een gedegen traject dat de afdeling van de nodige stevigheid en adviesvaardigheden zou kunnen voorzien. Zo was er bijvoorbeeld de verhuizing van de dierentuin en de daarbij behorende herstructurering van een groot deel van het centrum van Emmen. Het was van begin af aan de bedoeling dat de afdeling zichzelf zou bedruipen door het uitvoeren van betaalde opdrachten binnen Emmen en een aantal buurgemeenten.
Aanpak
In samenspraak met het Expertisecentrum ontwikkelde Jo een ruim twee jaar durend programma waarvan de opzet hieronder schematisch is weergegeven.
De basis van het programma bestond uit zes modules van steeds twee dagen op basis van co-creatie en met een doorleefde toolkit als concreet eindproduct. Kenmerkend voor de aanpak was verder:
- Aanbrengen van een gemeenschappelijk begrippenkader voor zowel de hardere als de zachte kant van het (team-) werk van de afdeling.
- Maatwerk binnen het globale programma. Per module werd steeds voorwerk geleverd samen met één of twee teamleden op basis van actuele behoeften binnen het team.
- Nadruk op concrete casuïstiek uit de eigen praktijk.
- Inbreng van een aantal externe experts.
Dick: “De opbouw zat gewoon heel goed in elkaar. Inhoudelijk is Jo heel erg deskundig. Er was dus vrij snel vertrouwen, niet alleen op de inhoud, maar ook op de gevoeliger kant.”
Wat is je bijgebleven?
Dick: “Waar we in ieder geval veel aan hebben gehad is alle theorie over programmamanagement. Niet dat ik dat allemaal kan reproduceren, maar ik pak er regelmatig nog het boek bij. Ook het feit dat we inmiddels een toolkit hebben helpt daarbij en ook dat we iedere vrijdag met elkaar lunchen en daar zaken uitwisselen.” Anet: “Vooral de dingen die je aangereikt krijgt voor je dagelijkse praktijk blijven je het beste bij. ”Dick: “Al vrij snel hebben we onze psychologische voorkeuren in beeld gebracht met ‘Insights Discovery’ gedaan. Het resultaat daarvan is echt blijvend. Dat laten we ook los op nieuwe collega’s, dat werkt heel goed.” Anet: “Insights geeft ons een taal waardoor ook nieuwkomers een beeld van het team en zichzelf krijgen zodat ze weten: …met dat probleem, met wie zou ik daarover kunnen sparren, wie zou daar kunnen helpen?”
Dick: “We zoeken nu wat fris bloed, jongere mensen. Als zo iemand van buiten binnenkomt en die ziet zich geconfronteerd met zo’n ervaren bastion, dan is het fijn als je snel kunt zien hoe die anderen een beetje in elkaar zitten, dan helpt zo’n persoonlijkheidstypering om elkaar beter te leren kennen. Verder kan ik me de externe sprekers goed herinneren, zoals bijvoorbeeld Wilfrid Opheij, die had een zeer aansprekend verhaal. Je hoeft het allemaal niet letterlijk te nemen, maar het hielp ons om snel grip te krijgen op een aantal diepe punten waar wij goed mee verder kunnen. En dat gaan mijn collega Greet en ik ook gewoon toepassen, ook met andere afdelingen, om eens te kijken hoe het werkt.
Ook het onderwerp “regisseren zonder macht” was er één waarvan we dachten: ‘oh, wat leuk’. Dat komt natuurlijk in je werk bij de gemeente voortdurend voor, dat je wel invloed wilt uitoefenen, maar weinig of geen macht hebt. En het leuke is dat je er natuurlijk wel over nadenkt, maar niet zo gestructureerd als anderen dat dan kennelijk doen en dan herken ik zo verschrikkelijk veel in zo’n verhaal…. dat is gewoon mooi. Iets dat dan bij mij nog een spaghettikluwen is krijgt dan structuur. Er zaten gewoon hele goeie dingen bij.”
Anet: “Precies, maar dat kwam denk ik ook doordat wij een paar weken voordat we een tweedaagse hadden met Jo om de tafel gingen en dat Jo begon met “Wat speelt er op dit moment bij jullie? Waar hebben jullie behoefte aan?” Heel erg vanuit ons denkend. Wat kunnen we nu behandelen waar je meteen wat mee kan?”
Dick: “Het gebeurde zelfs wel dat we een programma hadden gemaakt, maar dat er op dat moment iets speelde dat gewoon heel heftig was: dan ging alles aan de kant.”
Wat heeft het programma gebracht?
Dick: “Dat teambuilden heeft ons écht een heel eind verder geholpen. We gaan veel soepeler met elkaar om en, als er iets is, en dat is er ook wel eens hoor, dan pakt de groep dat nu onderling op. We laten onhebbelijkheden niet langer lopen. We kunnen elkaar nu beter vertellen wat bepaald gedrag oproept bij de anderen. Vroeger hadden we toch zoiets van, als anderen iets hebben, dan is dat tussen hen en daar moet je je niet mee bemoeien.
En dat de betrokkenen dan zeggen dat ze het fijn vinden dat de anderen het oppakken dat vind ik dan wel stoer; dat zou vroeger niet gebeurd zijn denk ik. En dat smaakte naar meer, dat is gewoon vaker gebeurd. Ook bij lastige kwesties die bij één van ons tijdens een klus spelen hebben we nu zoveel vertrouwen in elkaar dat het op tafel komt.
En ook als we van buiten af worden ‘aangevallen’ zeg maar, dan weten we elkaar snel te vinden. Ik denk dat de anderen ons heel erg als eenheid zien. Ze zien ook wel heel duidelijk verschillen met de andere ambtenaren. Het zijn vaak kleine dingen. Wij hebben bijvoorbeeld een i-pad en we maken opdrachtformulieren; bij ons worden de euro’s per uur heel duidelijk. Dat is toch wel bijzonder.”
Wat staat jullie nog te doen?
Dick: “Wat ons nog te doen staat is dat we binnen de afdeling voldoende verversen en verfrissen. We hebben als Expertisebureau van de gemeente Emmen natuurlijk niet zo heel veel opdrachtgevers en we moeten –ook voor hen- interessant weten te blijven. Ik ben daar denk ik wat strakker in dan een aantal anderen. Want sommigen denken: het gaat allemaal wel goed. Het gaat nu ook wel vaak lekker, maar op een aantal gebieden misschien ook niet. We deden bijvoorbeeld vrij veel interim-opdrachten en die drogen wat op. Daar zijn ook allerlei andere redenen voor, maar je moet zelf toch ook even goed nadenken wat je te brengen hebt. We hebben nu 4 aparte onderwerpen gepakt als onderdeel van dat verversen waar we allemaal het komend jaar wat aan gaan doen. Bijvoorbeeld: het thema instroom-doorstroom-uitstroom. Daar moet iets gaan gebeuren.”
Anet: “Maar ook de communicatie bijvoorbeeld. Hoe zorg je dat we duidelijker in beeld komen? Dat we met de tijd meegaan, dat alles up-to-date blijft, dat we toegankelijk en zichtbaar worden voor de rest van de wereld, want we zijn nu nog heel erg intern gericht.”
Dick: “Ons urencriterium is aan de hoge kant, maar we willen wel proberen om zelf zaken uit te blijven diepen en we gaan verder in onze ontwikkeling. Of dat nu in de vorm van tweedaagsen moet, daar verschillen de meningen wat over. Ikzelf zou dat graag doen, want dan heb je even écht tijd voor elkaar om te focussen op ontwikkeling. Dan kun je diepgang bereiken. Als je dat ontwikkelwerk steeds in een paar uurtjes moet doen, dan ben je in mijn ogen te versnipperd bezig, zodat je niet heel diep komt. Maar goed, John (afdelingshoofd) en ik gaan nu weer om de tafel om te kijken wat gaan we doen aan onderwerpen zoals verversen en vernieuwen en bijblijven met wat er speelt en we zullen ook weer actuele dingen bij de kop willen pakken. Het heeft ook met de karakters te maken, de een wil iets toepassen en de ander vindt netwerken het leukste dat er is. Het is maar net hoe iemand zijn informatie binnen krijgt.”
Wat is de bijdrage aan het resultaat?
Dick: “Van externen horen we regelmatig: Eigenlijk heel slim dat jullie dat intern doen met zo’n afdeling”. Er is dan ook jaren geprofiteerd van het feit dat er makkelijk werd uitbesteed. We hadden op een bepaald moment 30 mensen van één adviesbureau rondlopen, waaronder twee directeuren, dat is niet verstandig. Sterker, een aantal externen vonden dat zelf ook niet verstandig. Door hier als gemeente bewuster mee om te gaan hebben we de inhuurkosten terug weten te brengen van 13 naar 2,5 miljoen per jaar. Niet alleen door ons natuurlijk, maar wij maken daar wel een flink onderdeel van uit.” De adviseurs werken inmiddels allemaal fulltime waarvan in principe ruim 30 uur direct voor de interne klant. Zelfs Anet wordt regelmatig door derden binnen de gemeente betaald.”
Tot slot
Anet: “Wat ik heel fijn vond aan het werken met Jo is dat hij iedereen zo in zijn waarde laat”. Het maakt niet uit wat voor kleur je hebt qua Insights Discovery of wat je functie is. Er waren ook onderwerpen die aanvankelijk boven mijn pet gingen, maar ik heb er heel veel aan gehad. Bijvoorbeeld bepaalde werkvormen, je herkent dingen. Als ik bij vergaderingen zit te notuleren waarvan de materie complex is kan ik er nu veel meer mee, ik voel me meer aangesloten bij de rest. Als ik er niet bij was geweest dan had ik de mannen terug zien komen van de hei en dan? Voor de teambuilding vond ik het echt super.”
Dick: “Ik heb natuurlijk op het gebied van training en ontwikkeling al van alles meegemaakt en eerlijk gezegd vond ik het altijd weer een opgave als ik er dan aan begon. Vaak bleek dat aan het eind overigens wel mee te vallen hoor. Met Jo was het echter zo dat ik de laatste keren van begin af aan al dacht “leuk ik mag weer”. Het programma is erg inspirerend en hij weet ons allemaal heel erg aan te spreken, da’s toch knap.”